การสื่อสารในธุรกิจครอบครัว เรื่องเล็กที่สำคัญ

งานวิจัยที่เกี่ยวข้องกับปัจจัยที่มีผลต่อความสำเร็จหรือความล้มเหลวของธุรกิจครอบครัวเกือบทั้งหมดจะกล่าวถึงความสำคัญของการสื่อสารในธุรกิจครอบครัวเอาไว้ การสื่อสารในธุรกิจครอบครัวนั้นเป็นปัจจัยที่ขาดไม่ได้ (Collapsible Factors) คือถ้าขาดไปหรือไม่เหมาะสมจะทำให้เกิดความขัดแย้งหรือความขาดประสิทธิภาพอันนำไปสู่ความล้มเหลวในการบริหารธุรกิจครอบครัว ดังนั้นรูปแบบการสื่อสารในธุรกิจครอบครัวจึงต้องมุ่งสื่อสารที่เปิดกว้าง จริงใจ และชัดเจนเป็นหนึ่งในคุณสมบัติที่สำคัญที่สุดของธุรกิจครอบครัวมัลติเจเนอเรชั่นที่ประสบความสำเร็จ ธุรกิจครอบครัวต้องไม่ทำสิ่งที่อาจจะทำลายความไว้วางใจและการสื่อสารระหว่างกัน เนื่องจากอาจส่งผลกระทบต่อความสัมพันธ์ซึ่งสำคัญมากสำหรับพวกเขา ดังนั้นจึงแนะนำแนวทางปรับปรุงการสื่อสารในธุรกิจครอบครัวดังต่อไปนี้

รู้กาลเทศะ ง่ายๆ ก็คือเลือกเวลาและสถานที่ที่เหมาะสมในการสนทนา จากการวิจัยชี้ให้เห็นว่สภาพแวดล้อมมีความสำคัญต่อทัศนคติและประสิทธิผลการทำงานของพนักงาน เช่นเดียวกับการสื่อสารในการทำงานที่การสนทนาควรจะเกิดขึ้นในที่ทำงานและปัญหาส่วนตัวควรคุยกันในเวลาที่ไม่ได้ทำงาน แม้ว่าจะเป็นไปไม่ได้ที่จะกีดกันไม่ให้การสนทนาทางธุรกิจล้ำไปในเวลาของครอบครัว แต่ควรฝึกตัวเองให้ทำการสนทนาที่จริงจังในเวลาและสถานที่ที่เหมาะสม โดยพิจารณาว่า

• ควรสนทนาในระหว่างเวลาทำงานหรือไม่
• เรื่องนี้เกี่ยวข้องกับสมาชิกในครอบครัวท่านอื่นหรือไม่
• ควรมีการประชุมครอบครัวอย่างเป็นทางการหรือไม่

นอกจากนี้ปัญหาหนึ่งที่ธุรกิจครอบครัวจำนวนมากต้องเผชิญคือการไม่มีเวลาคิดถึงปัญหาทางธุรกิจระยะยาว ด้วยเหตุนี้การสนทนาที่สำคัญเกี่ยวกับอนาคตของธุรกิจมักจึงเกิดขึ้นอย่างไม่ตั้งใจ เรื่องนี้แนะนำให้กำหนดโครงสร้างการกำกับดูแลอย่างเป็นทางการในธุรกิจครอบครัวคือสภาครอบครัวหรือการประชุมคณะกรรมการครอบครัวโดยกำหนดช่วงเวลาเพื่อหารือเกี่ยวกับกลยุทธ์ระยะยาว ขณะที่การพักผ่อนกับครอบครัวเป็นอีกวิธีหนึ่งในการหลีกหนีจากธุรกิจและมุ่งความสนใจไปที่ภาพรวม

เลือกวิธีสื่อที่เหมาะสม การสื่อสารบางอย่างจำเป็นต้องเกิดขึ้นแบบเห็นหน้ากัน ขณะที่บางอย่างอาจใช้วิธีส่งผ่านทางอีเมลได้ ปัญหาหนึ่งที่มักเกิดขึ้นในธุรกิจครอบครัวมัลติเจเนอเรชั่นคือสมาชิกในครอบครัวที่ไม่ได้ทำงานในธุรกิจของครอบครัวอาจรู้สึกว่าถูกละเลยจากการสนทนาที่สำคัญ ดังนั้นวิธีหนึ่งในการหลีกเลี่ยงการทำให้คนรู้สึกถูกทอดทิ้งโดยไม่ได้ตั้งใจคือใช้การสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรทุกครั้งที่ทำได้เพื่อให้คนที่เกี่ยวข้องรับทราบเสมอ และจัดการประชุมแบบตัวต่อตัวกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลักเป็นประจำหากจำเป็น

เข้าใจบทบาท ในธุรกิจทั่วไปที่ไม่ใช่ธุรกิจครอบครัว บทบาทของแต่ละคนค่อนข้างไม่เกี่ยวข้องกันและเข้าใจกันดี ผู้จัดการมีบทบาทที่ชัดเจน เช่นเดียวกับผู้บริหาร พนักงาน และคนอื่นๆ เมื่อผู้จัดการสื่อสารกับพนักงาน พวกเขามักจะไม่ต้องแสดงหลายบทบาท ขณะที่ธุรกิจครอบครัวแตกต่างออกไปมักต้องผสมผสานบทบาทส่วนบุคคลและบทบาทในการทำงานในลักษณะที่ทำให้การสื่อสารซับซ้อนได้ เช่น สามีและภรรยาเป็นประธานและซีอีโอ ลูกคือผู้จัดการและพนักงาน ขณะที่พนักงานที่ไม่ใช่คนครอบครัวอาจเป็นเพื่อนสนิทของครอบครัว แม้ว่าครอบครัวจะพยายามอย่างที่สุดเพื่อแยกเวลาส่วนตัวและการทำงานออกจากกัน แต่ก็แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยที่จะจำกัดบทบาทที่แตกต่างกันเหล่านี้ไม่ให้ปะปนกัน เช่น เมื่อคุณพูดคุยกับพนักงานหรือหุ้นส่วน ต้องตระหนักว่ากำลังคุยกับใครอยู่ กำลังพูดกับสามีหรือภรรยา หรือกำลังพูดกับเพื่อนร่วมงาน ต้องไม่ลืมบทบาทของตนเมื่อพูดคุยกับสมาชิกในครอบครัว และพิจารณาให้แน่ใจว่าใช้วิธีการสื่อสารที่เหมาะสมกับบทบาทนั้น

กำหนดแนวทางการสื่อสาร เนื่องจากสมาชิกในครอบครัวเจอกันบ่อยและในสถานที่ต่างๆ นอกที่ทำงาน ข้อมูลมากมายเกี่ยวกับธุรกิจจึงอาจถูกส่งต่ออย่างไม่เป็นทางการ เมื่อการสนทนาเกิดขึ้นในบรรยากาศสบายๆ หรือไม่เป็นทางการ บางครั้งข้อมูลสำคัญอาจสูญหายหรือถูกลืมได้ การสื่อสารที่ขาดหายไปเหล่านี้อาจทำให้เกิดความขัดแย้งทางธุรกิจและครอบครัวได้อย่างมาก หากธุรกิจของคุณไม่มีนโยบายการสื่อสาร ให้กำหนดแนวทางหลักในธุรกิจครอบครัวอย่างน้อยหนึ่งแนวทาง โดยพิจารณา

• การสื่อสารกับบริษัทและหรือของครอบครัวควรเป็นอย่างไร
• ทำอย่างไรจะแน่ใจได้สื่อสารครบถ้วนหรือไม่ตกหล่นรายละเอียดที่สำคัญ
• จะแน่ใจได้อย่างไรว่าข้อความนี้จะส่งถึงคนที่ควรรับรู้ในเวลาที่เหมาะสม

การสื่อสารสองทาง วิธีที่รวดเร็วที่สุดวิธีหนึ่งในการทำลายการสื่อสารทำให้คนพูดรู้สึกว่าคุณไม่ฟังพวกเขา เมื่อการสื่อสารหยุดชะงักหรือเกิดความขัดแย้งขึ้น หนึ่งในสิ่งที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดที่ผู้นำธุรกิจครอบครัวสามารถทำได้คือเพียงแค่ฟัง ต่อไปนี้คือวิธีสร้างการมีส่วนร่วมในการฟังที่กระตือรือร้นของคุณ

• เงียบและฟังอีกฝ่ายอย่างตั้งใจโดยไม่ขัดจังหวะ
• เปิดใจกว้างเมื่อมีความขัดแย้งเกิดขึ้นและพยายามมองอีกด้านของปัญหา
• ถามคำถามปลายเปิดเพื่อดึงความคิดเห็นอีกฝ่ายออกมาและชี้แจงปัญหา
• ขจัดสิ่งรบกวน มองตาบุคคลนั้น และเข้าร่วมการสนทนา

สิ่งสำคัญที่สุดคือเราสามารถได้รับประโยชน์จากทักษะการสื่อสารที่ดีและการเป็นผู้ฟังที่ดีขึ้นยังอาจให้ผลลัพธ์ที่ดีเยี่ยมเสมอทั้งในเรื่องส่วนตัวและการทำงาน การสื่อสารในธุรกิจครอบครัวเป็นเรื่องไม่ยากหากมีการบริหารจัดการ และหากสมาชิกครอบครัวได้รับการฝึกฝนทักษะดังกล่าวมาแล้วจะทำให้ลดปัญหาต่างๆ ทั้งในครอบครัวและในการบริหารงานของบริษัทได้อย่างมากมาย เรื่องนี้จึงเป็นเรื่องเล็กที่สำคัญของธุรกิจครอบครัว

ที่มา: Harland, D.  December 2, 2020.  The Art Of Communication In Family Firms.   Available:

https://familybusinessunited.com/2020/12/02/the-art-of-communication-in-family-firms/

ข้อมูลเพิ่มเติม: www.famz.co.th